Etiene da Rocha

Administrador de Sistemas Informáticos do GGPEN

A importância das ferramentas de produtividade nas instituições


Com o surgimento da actual pandemia de covid-19 houve a necessidade de as instituições mudarem a sua dinâmica de trabalho e, ao mesmo tempo, acelerar o processo de transformação digital passando pela adopção de sistemas de optimização das tarefas para a melhoria da produtividade. Podemos dizer que, não há sector (público ou privado) mais ou menos indicado para começar este processo de transformação, mas acreditamos que este é um tópico que podemos desenvolver mais tarde.  

Numa definição muito simples, ferramentas de produtividade são aquelas que facilitam o acompanhamento diário da realização das actividades da sua equipa ou organização no seu todo, em coerência com os prazos estabelecidos para cada uma delas. Nesse sentido, há ferramentas excelentes que controlam e apontam o tempo gasto na concretização de cada tarefa, bem como apresentam os indicadores de desempenho (KPI, do inglês Key Performance Indicator) e riscos associados a cada uma delas (KRI, do inglês Key Risks Indicator). 

As empresas tecnológicas e da Internet que desenvolvem ferramentas de produtividade como a MicrosoftGoogle e Smartsheet, só para citar algumas, têm investido milhões de doláres em soluções baseadas na nuvem, tais como o Microsoft 365Google Suite e Smartsheet App, para dar resposta as mais variadas necessidades corporativas.   

No entanto, também é possível encontrar ferramentas “opensource” ou grátis, tais como o Open Project, Project Libre, Trello, e até mesmo algumas comerciais com a versão gratuita, mas com certas limitações. Estes são apenas alguns exemplos do que podemos encontrar em termos de soluções. 

Imagine o seguinte cenário, o Rui é funcionário de uma?empresa ligada a importação e venda de?electrodomésticos. Para as suas? actividades?diárias, ele utiliza diferentes aplicações para criação de documentos?em diferentes dispositivos, guarda os?documentos da empresa no mesmo lugar onde guarda os?documentos e fotos pessoais, para as videoconferências com fornecedores e colaboradores, utiliza uma ferramenta que não funciona com outras aplicações, e faz a gestão das suas tarefas de forma desordenada. ? 

Como resultado, o Rui tem experiências inconsistentes de utilizador, segurança das informações desequilibradas, dados espalhados por conta de serviços incompatíveis, tarefas sobrepostas e atrasadas. Se houver mais funcionários como o Rui dentro de uma empresa, isto se traduzirá em improdutividade e perdas significativas. ? 

Por outro lado, num outro cenário, com recurso as actuais ferramentas de produtividade baseados em nuvem,?o seu colega João trabalha na última versão de uma proposta técnica a partir de um site de armazenamento seguro online,?utiliza uma?aplicação para videoconferência, voz, texto?ou rede social para se conectar com a sua equipa, fornecedores e colaboradores que podem responder as suas dúvidas ou trabalhar em colaboração,?edita a secção da proposta enquanto outras pessoas revisam o documento, organiza as suas tarefas e da sua equipa num ambiente integrado com outras aplicações, por fim, o seu gestor (chefe) recebe automaticamente uma notificação do sistema de que a tarefa esta pronta?e requer aprovação.?  

Como resultado, o João tem experiências de utilizador mais consistentes, maior segurança para as suas informações, utiliza aplicações mais seguras e de fácil integração, dados centralizados e actualizados para toda a equipa, tarefas organizadas e partilhadas.  

O tempo que se emprega em cada um dos funcionários é um recurso que deve ser aproveitado ao máximo, quanto mais fizer, e em menos tempo, mais produtivo o funcionário será.   

Por este motivo, grandes líderes e empreendedores de sucesso utilizam diversas táticas e ferramentas para?melhorar a gestão do desempenho nas suas organizações, como delegar tarefas, contratar empresas com serviços?SaaS (Software como Serviço, do inglês Software as a Service)?e sites de colaboração para reduzir os seus custos ao máximo, além de implementar as mais modernas ferramentas de produtividade nas diferentes áreas.  

Outro aspecto importante a ser abordado, é a apresentação de relatórios visuais, que ajudem na tomada de decisões.  

Atualmente, a visão sistemática dos sectores dentro de uma instituição (desde a área administrativa até a mais técnica), tem sido de extrema importância para os gestores. Ou seja, todos querem ter uma visão holística, não de maneira fragmentada, mas para observar a organização como um todo nos níveis Estratégico, Táctico e Operacional, ou seja, a nível de directores, responsáveis de área e técnicos.  

Com a evolução da tecnologia, as informações outrora representadas por gráficos e relatórios em planilhas para a análise de dados, têm sido cada vez mais substituídas por Dashboards especialmente para geração de relatórios dinâmicos muito usados na chamada “Gestão a Vista” para a promoção de uma gestão eficiente, com foco em resultados e capaz de envolver todos os aspectos organizacionais do negócio.  

Dashboard (também chamado de Painel de Controlo) é uma solução desenvolvida para apoio à decisão, surgiu para evitar esforços desnecessários e fornecer uma visão mais ampla do cenário de todos os sectores e acompanhamento do progresso dos projectos (Project Status), facilitando a tomada de decisões estratégicas baseadas no KPI (Indicador Chave de Performance, do inglês Key Performance Indicator) tendo em conta os factores críticos como o KRI (Indicador Chave de Risco, do inglês Key Risk Indicator) que permite medir o impacto dos riscos e traçar estratégias para mitigação, transferência ou aceitação dos mesmos. 

Com a utilização dos dashboards é possível identificar atempadamente oportunidades de negócios, riscos de um projecto, optimizar o sistema para gestão de projectos correntes, no sentido de melhor gerir as tarefas, pessoas, finanças e muito mais. Quanto as soluções disponíveis são inúmeras, podemos encontrar a título de exemplo ferramentas, tais como, o Power BI da Microsoft (disponível em subscrição mensal/anual), e o Grafana (open source, versão grátis).  

Cada uma das soluções existentes oferecem funcionalidades e visual diferente, algumas são mais focadas para acompanhamento de projectos ou actividades em tempo real, enquanto outras são mais focadas em Business Intelligence ou Dados Analíticos. Funcionam em modelo de construção em blocos, e com várias fontes de dados, tais como, websites, documentos, aplicações, base de dados estruturadas e muito mais.  

O Business Intelligence permite aos gestores não ter de esperar pelo término da semana para medir o desempenho da organização. Em caso de alertas, o gestor pode fazer o Drill-Down, ou seja, ir ao detalhe na estrutura por níveis até apurar as causas e rapidamente tomar as medidas mais acertadas. 

Em suma as ferramentas computacionais de produtividade e dashboards, permitem actualmente às instituições melhorar e automatizar processos, tornando a gestão mais célere, eficiente e barata dando aos gestores uma visão ininterrupta (minuto-a-minuto) dos indicadores de desempenho das organizações e adicionalmente permitem a investigação dos “porquês” do surgimento de problemas frequentes. 

Estes foram alguns conceitos genéricos que norteiam a indústria de softwares voltados à produtividade. Nos próximos artigos traremos uma abordagem mais virada à ferramentas de gestão de projectos nas instituições e grandes empresas, incluindo aquelas que actuam no sector espacial, tal como o Gabinete de Gestão de Programa Espacial Nacional (GGPEN). 

 

 

Referências bibliográficas: 

https://www.metricfire.com/blog/grafana-vs-power-bi/ 

https://artia.com/blog/quais-as-vantagens-em-utilizar-dashboards-para-os-seus-projetos/ 

https://www.tecnicon.com.br/blog/438-5_beneficios_do_uso_de_dashboard_na_gestao_empresarial 

https://www.microsoft.com/pt-pt 

https://www.blog.rsrit.com/six-resources-for-increasing-productivity-at-work 

  

 

Autor:  

 

Etiene da Rocha 

Licenciado em Ciências da Computação 

Administrador de Sistemas Informáticos do Gabinete de Gestão do Programa Espacial Nacional